อัปเดต PDPA สำหรับ HR และ Recruitment ปี 2026: สิ่งที่ธุรกิจ SaaS สตาร์ทอัพ และบริษัทเทคโนโลยีต้องทบทวน

ในปี 2026 ทีม HR และ Recruitment ของบริษัท SaaS ควรทบทวนสามจุดหลัก คือ การจัดการข้อมูลอ่อนไหวในฟอร์มสมัครงานที่อาจถูกเพิ่มเข้ามาโดยไม่ตั้งใจระหว่างการปรับระบบ ATS ระยะเวลาการเก็บ CV และไฟล์พนักงานเก่าที่อาจไม่เคยถูกกำหนดไว้ตั้งแต่แรก และสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่มักหลวมขึ้นเมื่อทีมเติบโตเร็ว ทุกจุดควรตรวจสอบกับแนวปฏิบัติล่าสุดของ PDPC โดยตรง ไม่อ้างอิงเฉพาะสิ่งที่เคยทำถูกต้องในปีก่อนหน้า

ทีม Privacy ในบริษัท SaaS ขนาดกลางแห่งหนึ่งพบว่าจากไฟล์ผู้สมัครงานเกือบสองพันไฟล์ที่สะสมมาตั้งแต่ปีก่อตั้ง มีมากกว่าครึ่งที่ไม่มีบันทึกวันที่ยินยอมหรือกำหนดเวลาลบที่ชัดเจน ตัวเลขนี้ไม่ใช่เรื่องแปลกสำหรับบริษัทที่โตเร็วและเปลี่ยนระบบ ATS มาแล้วสองสามรอบ เพราะทุกครั้งที่ย้ายระบบ ข้อมูลเก่ามักถูกยกยอดไปโดยไม่มีใครกลับไปตรวจว่ายังมีฐานทางกฎหมายรองรับอยู่หรือไม่ นี่คือเหตุผลที่การทบทวน PDPA ฝั่ง HR และ Recruitment ต้องทำเป็นรอบ ไม่ใช่ครั้งเดียวตอนเริ่มบริษัท

จุดที่ 1: ฟอร์มสมัครงานที่เปลี่ยนบ่อยตามระบบ ATS ใหม่

เมื่อบริษัท SaaS เปลี่ยนหรืออัปเกรดระบบ ATS ฟอร์มสมัครงานมักถูกปรับตามฟีเจอร์ใหม่ของระบบ เช่น การเพิ่มช่องอัปโหลดวิดีโอแนะนำตัว หรือแบบสอบถามเพิ่มเติมที่ทีมสรรหาอยากได้ ช่องใหม่เหล่านี้บางครั้งพ่วงข้อมูลอ่อนไหวเข้ามาโดยไม่มีใครตั้งใจ เช่น คำถามเกี่ยวกับสถานะครอบครัวที่แฝงข้อมูลศาสนาหรือวัฒนธรรม สิ่งที่ควรทบทวนคือกลับไปไล่ดูฟอร์มปัจจุบันทั้งหมดอีกครั้งว่ามีช่องใหม่ที่เข้าข่ายข้อมูลอ่อนไหวหรือไม่ และถ้ามี ต้องมีกลไกขอความยินยอมแยกรองรับแล้วหรือยัง วิธีที่ช่วยได้จริงคือกำหนดให้ทุกครั้งที่ทีมสรรหาขอเพิ่มช่องกรอกใหม่ในฟอร์ม ต้องผ่านการตรวจจากผู้ดูแล PDPA ก่อนเปิดใช้งาน แทนที่จะปล่อยให้ทีมสรรหาแก้ไขฟอร์มเองได้โดยตรงในระบบ ATS

จุดที่ 2: กำหนดเวลาการเก็บ CV และไฟล์พนักงานที่ไม่เคยตั้งไว้ตั้งแต่แรก

บริษัท SaaS จำนวนมากเริ่มต้นแบบสตาร์ทอัพเล็กๆ ที่ยังไม่มีนโยบายเรื่องระยะเวลาการเก็บข้อมูลชัดเจน พอทีมโตขึ้นเรื่อยๆ ไฟล์ผู้สมัครและพนักงานเก่าก็สะสมมากขึ้นตามไปด้วยโดยไม่มีใครกลับไปกำหนดกฎเกณฑ์ สิ่งที่ควรทำในปี 2026 คือกำหนดตารางระยะเวลาการเก็บข้อมูลแยกตามประเภท เช่น CV ของผู้ไม่ผ่านการคัดเลือก ไฟล์ประเมินผลงานของพนักงานปัจจุบัน และไฟล์ของพนักงานที่ลาออกไปแล้ว จากนั้นจึงย้อนไปตรวจข้อมูลเก่าที่สะสมมาว่ารายการไหนเกินกำหนดที่ตั้งใหม่แล้วบ้าง และวางแผนลบเป็นรอบ ไม่ใช่ลบทีเดียวจนกระทบระบบ สำหรับไฟล์ที่ไม่แน่ใจว่าควรเก็บต่อหรือไม่ เช่น ไฟล์ของพนักงานที่เคยมีข้อพิพาทด้านแรงงาน ควรปรึกษาฝ่ายกฎหมายก่อนลบ เพราะอาจมีเหตุจำเป็นให้เก็บไว้นานกว่าปกติเพื่อใช้เป็นหลักฐานหากมีการฟ้องร้องในภายหลัง

จุดที่ 3: สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลที่หลวมขึ้นตามจำนวนพนักงานที่เพิ่ม

เมื่อทีมขยายจากสิบคนเป็นห้าสิบคน สิทธิ์การเข้าถึงระบบ HR ที่เคยตั้งไว้แบบง่ายๆ ตอนทีมเล็กมักไม่ได้ถูกปรับตาม ผู้จัดการทีมใหม่หลายคนได้รับสิทธิ์เข้าถึงระบบ HR เดิมทั้งหมดตามธรรมเนียมที่เคยทำกันมา โดยไม่มีใครกลับไปพิจารณาว่าจำเป็นจริงหรือไม่ การทบทวนในปี 2026 ควรรวมถึงการ Export รายชื่อผู้มีสิทธิ์เข้าถึงระบบ HR ทั้งหมด แล้วเทียบกับโครงสร้างองค์กรปัจจุบัน ตัดสิทธิ์ที่ไม่จำเป็นออก และตั้งกระบวนการทบทวนสิทธิ์เป็นรอบแทนที่จะรอให้มีปัญหาก่อนถึงจะแก้ ควรผูกขั้นตอนนี้เข้ากับกระบวนการ Offboarding ด้วย เพราะเมื่อพนักงานคนหนึ่งลาออกหรือย้ายแผนก สิทธิ์การเข้าถึงระบบ HR ของเขาควรถูกเพิกถอนทันที ไม่ใช่รอถึงรอบทบทวนครั้งถัดไป

ทำไมต้องตรวจกับ PDPC โดยตรง ไม่ใช้ข้อมูลเก่าอย่างเดียว

แนวปฏิบัติเกี่ยวกับข้อมูลอ่อนไหวและระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลอาจมีรายละเอียดปรับปรุงเป็นระยะ ทีมที่มีคนดูแลเรื่องนี้เพียงคนเดียวมักอ้างอิงเฉพาะสิ่งที่เคยเรียนรู้มาตอนเริ่มทำ PDPA ครั้งแรก โดยไม่ได้กลับไปตรวจว่ายังเป็นแนวทางล่าสุดหรือไม่ สิ่งที่ควรทำคือกำหนดรอบตรวจสอบกับเว็บไซต์ของสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลอย่างสม่ำเสมอ โดยเฉพาะก่อนการปรับฟอร์มสมัครงานหรือเปลี่ยนระบบ ATS ครั้งใหญ่ทุกครั้ง

สิ่งที่เปลี่ยนไปเมื่อบริษัทเริ่มขยายไปต่างประเทศ

บริษัท SaaS หลายแห่งในปี 2026 เริ่มขยายทีมไปจ้างพนักงานหรือรับสมัครผู้สมัครจากประเทศอื่นในภูมิภาค การส่งหรือรับข้อมูล HR ข้ามพรมแดนแบบนี้อาจมีเงื่อนไขเพิ่มเติมเกี่ยวกับการโอนข้อมูลไปต่างประเทศ ซึ่งเป็นประเด็นที่ทีม HR ขนาดเล็กมักไม่เคยเจอมาก่อน หากบริษัทกำลังจะเริ่มจ้างงานข้ามประเทศหรือใช้ระบบ ATS ที่มีเซิร์ฟเวอร์อยู่นอกประเทศไทย ควรตรวจสอบเงื่อนไขการโอนข้อมูลระหว่างประเทศกับ PDPC เพิ่มเติมก่อนเริ่มใช้งานจริง แทนที่จะสมมติว่ากระบวนการเดิมที่ใช้ในประเทศยังใช้ได้เหมือนเดิมทุกอย่าง

วางแผนทบทวนให้เป็นส่วนหนึ่งของปฏิทินทีม

วิธีที่ทำให้การทบทวนไม่ถูกลืมคือใส่ไว้ในปฏิทินทีมเป็นกิจกรรมประจำ เช่น ทุกไตรมาสให้มีการประชุมสั้นๆ ระหว่าง HR และ Privacy Team เพื่อดูว่ามีอะไรเปลี่ยนแปลงในระบบ ATS หรือฟอร์มสมัครงานบ้างในช่วงที่ผ่านมา และเทียบกับแนวปฏิบัติล่าสุดของ PDPC การทำแบบนี้ใช้เวลาไม่มาก แต่ช่วยป้องกันไม่ให้ปัญหาเล็กๆ สะสมจนกลายเป็นเรื่องใหญ่ที่ต้องแก้ทีเดียวหลายจุดพร้อมกัน ทีมที่มีทรัพยากรจำกัดอาจเริ่มจากการประชุมเพียง 30 นาทีต่อไตรมาสก็เพียงพอ ตราบใดที่มีการบันทึกผลการประชุมไว้เป็นลายลักษณ์อักษรทุกครั้งว่าตรวจอะไรไปแล้วบ้างและมีอะไรที่ต้องติดตามต่อในรอบถัดไป

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อทบทวนล่าช้า

• ปล่อยให้ฟอร์มสมัครงานมีช่องข้อมูลอ่อนไหวใหม่โดยไม่มีกลไกยินยอมแยกตามทัน
• ไม่เคยกำหนดระยะเวลาการเก็บข้อมูลตั้งแต่แรก ทำให้ไฟล์เก่าสะสมโดยไม่มีฐานทางกฎหมายรองรับ
• สิทธิ์การเข้าถึงระบบ HR หลวมขึ้นเรื่อยๆ ตามจำนวนพนักงานที่เพิ่ม โดยไม่มีการทบทวน
• อ้างอิงเฉพาะความรู้เก่าโดยไม่ตรวจสอบแนวปฏิบัติล่าสุดจาก PDPC

บทสรุป: ทบทวนก่อนที่ปัญหาจะสะสมเป็นภูเขา

การอัปเดต PDPA ฝั่ง HR และ Recruitment ในปี 2026 ไม่ใช่เรื่องของการเริ่มใหม่ทั้งหมด แต่คือการกลับไปตรวจสามจุดที่มักหลุดรอดไปตามการเติบโตของทีม ได้แก่ ฟอร์มสมัครงานที่เปลี่ยนบ่อย กำหนดเวลาการเก็บข้อมูลที่อาจไม่เคยตั้งไว้ และสิทธิ์การเข้าถึงที่หลวมขึ้นตามจำนวนคน ทีมที่มีทรัพยากรจำกัดควรเลือกทบทวนทีละจุดตามความเสี่ยงที่สูงที่สุดก่อน แทนที่จะพยายามแก้ทุกอย่างพร้อมกัน จุดที่ควรเริ่มก่อนมักเป็นจุดที่มีข้อมูลอ่อนไหวจำนวนมากที่สุดหรือมีผู้ใช้งานเข้าถึงกว้างที่สุด เพราะเป็นจุดที่หากเกิดปัญหาจะกระทบคนจำนวนมากที่สุดเช่นกัน อ่านขั้นตอนตรวจสอบแบบละเอียดได้ที่ วิธี Audit PDPA สำหรับ HR และ Recruitment ของ SaaS และดูภาพรวมทั้งหมดที่ ศูนย์ความรู้ด้านธุรกิจและอุตสาหกรรม

แหล่งข้อมูลอ้างอิง

ตรวจสอบแนวปฏิบัติล่าสุดเกี่ยวกับข้อมูลอ่อนไหวและระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูลกับสำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPC) โดยตรงทุก 3 เดือน เนื่องจากรายละเอียดอาจมีการปรับปรุง และควรใช้ เช็กลิสต์ก่อนเปิดใช้งานระบบ HR ใหม่ ประกอบทุกครั้งที่เปลี่ยนระบบ