วิธีวางระบบ ข้อมูลส่วนบุคคลบนเว็บไซต์ สำหรับเอเจนซีและฟรีแลนซ์ทำเว็บไซต์แบบเป็นขั้นตอน

ฟรีแลนซ์คนหนึ่งกำลังจะปิดโปรเจกต์เว็บไซต์คลินิกเสริมความงามให้ลูกค้ารายหนึ่ง ก่อนส่งไฟล์สุดท้ายเขาเปิดเครื่องมือนักพัฒนาในเบราว์เซอร์ขึ้นมาไล่ดูเฉยๆ ตามความเคยชิน แล้วพบว่าวิดเจ็ตแชทที่ติดตั้งไว้ให้ลูกค้าคุยกับแอดมินส่งอีเมลและเบอร์โทรของผู้ใช้ที่กรอกในแชทไปเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการวิดเจ็ตเองทั้งหมด ไม่ได้เก็บในฐานข้อมูลของเว็บไซต์ที่เขาสร้างเลยสักตัวเดียว เขาไม่เคยรู้เรื่องนี้มาก่อนเพราะติดตั้งปลั๊กอินตามคู่มือปกติ และไม่มีขั้นตอนใดในงานที่บอกให้ต้องไล่ตรวจว่าแต่ละเครื่องมือที่ติดตั้งส่งข้อมูลไปที่ไหนบ้าง

เหตุการณ์แบบนี้เป็นเรื่องปกติของงานเอเจนซีและฟรีแลนซ์ทำเว็บไซต์ เพราะเว็บไซต์หนึ่งเว็บมักประกอบขึ้นจากปลั๊กอิน เทมเพลต และบริการภายนอกหลายตัวที่นำมาต่อกัน แต่ละตัวมีจุดเก็บข้อมูลของตัวเองที่ทีมพัฒนาไม่ได้เขียนโค้ดเองตั้งแต่ต้น หากไม่มีขั้นตอนสำรวจข้อมูลส่วนบุคคลอย่างเป็นระบบ ทีมงานจะรู้แค่ว่าฟีเจอร์ทำงาน แต่ไม่รู้ว่าข้อมูลลูกค้าไหลไปที่ใดบ้าง บทความนี้วางขั้นตอนสร้างระบบสำรวจข้อมูลส่วนบุคคลบนเว็บไซต์สำหรับทีมทำเว็บให้ทำได้ทุกโปรเจกต์ ไม่ใช่แค่เมื่อมีคำถามเข้ามาแล้วจึงค่อยไล่หา ดูภาพรวมของหมวดนี้เพิ่มเติมได้ที่ ศูนย์ความรู้ Privacy Fundamentals

การวางระบบข้อมูลส่วนบุคคลบนเว็บไซต์สำหรับเอเจนซีและฟรีแลนซ์เริ่มจากไล่รายการทุกจุดที่เว็บไซต์เก็บข้อมูล ตั้งแต่ฟอร์ม คุกกี้ สคริปต์ภายนอก ไปจนถึงระบบอัปโหลดไฟล์ แล้วตรวจว่าข้อมูลแต่ละจุดถูกส่งต่อให้ผู้ให้บริการภายนอกรายใดบ้าง เก็บไว้นานเท่าใด และใครเข้าถึงได้ จากนั้นทำเป็นเอกสารรายการข้อมูลส่งมอบให้ลูกค้าคู่กับเว็บไซต์ทุกโปรเจกต์

ทำไมทีมทำเว็บต้องมองข้อมูลส่วนบุคคลแยกจากการเช็กฟีเจอร์

งานส่งมอบเว็บไซต์ทั่วไปมักจบที่การเช็กว่าปุ่มกดได้ ฟอร์มส่งได้ หน้าโหลดเร็ว และดีไซน์ตรงตามที่ตกลง แต่ขั้นตอนเหล่านี้ไม่ได้บอกอะไรเลยว่าเว็บไซต์เก็บข้อมูลอะไรบ้างจริง เพราะปลั๊กอินหลายตัวทำงานเบื้องหลังโดยที่หน้าตาการใช้งานดูเหมือนไม่มีอะไรเปลี่ยน วิดเจ็ตแชทที่กดคุยได้ปกติอาจส่งข้อมูลไปเก็บนอกระบบ ฟอร์มสมัครสมาชิกที่ส่งอีเมลยืนยันได้อาจแอบส่งสำเนาข้อมูลไปยังบริการการตลาดที่ผูกไว้ด้วย การเช็กแค่ฟีเจอร์จึงตอบคำถามได้แค่ว่าเว็บไซต์ทำงานหรือไม่ ไม่ได้ตอบว่าข้อมูลลูกค้าไหลไปที่ไหนบ้าง ความต่างนี้ไม่กระทบตอนส่งมอบงานมากนัก เพราะลูกค้าส่วนใหญ่พอใจแค่เห็นเว็บไซต์ทำงานได้ตามที่ตกลง แต่จะกระทบชัดเจนตอนที่ลูกค้าถามย้อนกลับหลังใช้งานไปหลายเดือนแล้วว่าปลั๊กอินตัวใดตัวหนึ่งส่งข้อมูลลูกค้าของเขาไปเก็บที่ไหน หรือตอนที่ต้องส่งมอบโปรเจกต์ต่อให้ทีมอื่นดูแลแทนแล้วไม่มีใครรู้ว่าระบบเดิมเก็บข้อมูลอะไรไว้บ้าง

ขั้นตอนวางระบบสำรวจข้อมูลส่วนบุคคลบนเว็บไซต์

ขั้นตอนที่ 1 — ไล่รายการทุกฟอร์มและช่องกรอกข้อมูลบนเว็บไซต์

เริ่มจากไล่ทุกฟอร์มบนเว็บไซต์ตั้งแต่ฟอร์มติดต่อ ฟอร์มสมัครสมาชิก ฟอร์มขอใบเสนอราคา ไปจนถึงป๊อปอัปสมัครรับข่าวสาร บันทึกว่าแต่ละฟอร์มเก็บช่องข้อมูลอะไรบ้าง เช่น ชื่อ อีเมล เบอร์โทร ที่อยู่ หรือข้อมูลสุขภาพในกรณีเว็บไซต์คลินิก แล้วตรวจว่าข้อมูลจากฟอร์มนั้นถูกส่งไปเก็บที่ไหน เก็บในฐานข้อมูลของเว็บไซต์เอง ส่งเข้าอีเมลทีมงาน หรือส่งต่อไปยังระบบ CRM ภายนอก ฟอร์มที่ดูเรียบง่ายบางตัวอาจส่งข้อมูลไปหลายปลายทางพร้อมกันโดยที่ทีมพัฒนาไม่ได้สังเกต เช่น ฟอร์มนัดหมายที่ส่งทั้งเข้าอีเมลแอดมินและเข้าระบบจองคิวของผู้ให้บริการภายนอกในเวลาเดียวกัน

ขั้นตอนที่ 2 — เปิดเครื่องมือนักพัฒนาตรวจคุกกี้และการเชื่อมต่อจริง

เปิดดูรายการคุกกี้และคำขอเชื่อมต่อเครือข่ายที่เว็บไซต์ตั้งค่าจริงผ่านเครื่องมือนักพัฒนาในเบราว์เซอร์ ไม่ใช่แค่ดูจากเอกสารของปลั๊กอิน เพราะเครื่องมือวิเคราะห์หรือวิดเจ็ตบางตัวตั้งคุกกี้เพิ่มเองโดยอัตโนมัติเมื่ออัปเดตเวอร์ชัน บันทึกว่าคุกกี้แต่ละตัวมาจากเครื่องมือใด เก็บข้อมูลอะไร และมีอายุการเก็บนานเท่าใด

ขั้นตอนที่ 3 — ไล่รายการสคริปต์และวิดเจ็ตที่ส่งข้อมูลออกนอกเว็บไซต์

วิดเจ็ตแชท ปุ่มแชร์โซเชียล ระบบรับชำระเงิน และแผนที่ฝังหน้าเว็บ ล้วนเป็นสคริปต์จากผู้ให้บริการภายนอกที่อาจส่งข้อมูลผู้เข้าชมออกไปนอกเว็บไซต์โดยตรง ไล่รายการสคริปต์ทั้งหมดที่ฝังอยู่ในหน้าเว็บ ตรวจว่าสคริปต์แต่ละตัวเชื่อมต่อกับโดเมนภายนอกใดบ้าง และข้อมูลอะไรถูกส่งออกไปตอนผู้ใช้กดใช้งานฟีเจอร์นั้น เหมือนกรณีวิดเจ็ตแชทของคลินิกที่ยกตัวอย่างไว้ตอนต้น

ขั้นตอนที่ 4 — ตรวจจุดอัปโหลดไฟล์และตารางในฐานข้อมูลหลังบ้าน

ตรวจจุดที่เว็บไซต์รับไฟล์อัปโหลดจากผู้ใช้ เช่น ใบสมัครงาน รูปโปรไฟล์ หรือเอกสารแนบฟอร์มนัดหมาย ไฟล์เหล่านี้มักมีข้อมูลส่วนบุคคลฝังอยู่มากกว่าฟอร์มข้อความทั่วไป ตรวจว่าไฟล์ที่อัปโหลดถูกเก็บไว้ที่โฟลเดอร์ใด เข้าถึงได้จากลิงก์สาธารณะโดยตรงหรือไม่ และฐานข้อมูลหลังบ้านมีตารางใดบ้างที่เก็บข้อมูลผู้ใช้ รวมถึงตรวจว่าข้อมูลทดสอบที่ใช้ระหว่างพัฒนาถูกลบออกก่อนเปิดใช้งานจริงแล้วหรือยัง ข้อมูลทดสอบบางชุดใช้ข้อมูลจริงของพนักงานทีมพัฒนาเองโดยไม่ได้ตั้งใจ เช่น อีเมลหรือเบอร์โทรที่กรอกไว้ตอนลองระบบ ถ้าไม่ลบออกก่อนเปิดใช้งานจริง ข้อมูลเหล่านี้จะปะปนอยู่กับข้อมูลลูกค้าจริงโดยไม่มีใครสังเกต

ขั้นตอนที่ 5 — ตรวจสิทธิ์เข้าถึงระบบหลังบ้านของทุกคนในทีม

ไล่รายชื่อทุกคนที่มีบัญชีเข้าถึงฐานข้อมูลหรือแผงควบคุมเว็บไซต์ลูกค้า ทั้งพนักงานประจำ ฟรีแลนซ์ที่รับช่วงงานบางส่วน และดีไซเนอร์ที่ต้องเข้าดูข้อมูลตัวอย่าง ตรวจว่าสิทธิ์เข้าถึงถูกจำกัดตามหน้าที่จริงหรือให้สิทธิ์เต็มทุกคนแบบเหมารวม และตรวจว่าบัญชีของคนที่พ้นจากโปรเจกต์แล้วถูกปิดใช้งานหรือยัง บัญชีค้างของอดีตทีมงานเป็นช่องทางที่ข้อมูลลูกค้ารั่วไหลโดยไม่มีใครสังเกตนานที่สุด เพราะไม่มีใครนึกถึงมันจนกว่าจะเกิดปัญหาขึ้นแล้ว

ขั้นตอนที่ 6 — สรุปเป็นเอกสารรายการข้อมูลและส่งมอบให้ลูกค้า

รวบรวมผลจากห้าขั้นตอนข้างต้นเป็นเอกสารเดียว ระบุว่าแต่ละจุดเก็บข้อมูลอะไร ส่งต่อให้ผู้ให้บริการภายนอกรายใดบ้าง และเก็บไว้ที่ระบบใด ส่งมอบเอกสารนี้ให้ลูกค้าคู่กับไฟล์เว็บไซต์ตามปกติ เพื่อให้ลูกค้ามีข้อมูลตั้งต้นไว้ใช้เอง ไม่ต้องพึ่งทีมพัฒนาทุกครั้งที่มีคำถามเรื่องข้อมูลเข้ามา และช่วยให้ทีมที่รับช่วงดูแลต่อในอนาคตเข้าใจโครงสร้างข้อมูลได้เร็วขึ้นมาก เทียบกับการต้องไล่โค้ดใหม่ทั้งหมดเหมือนที่ฟรีแลนซ์ในตอนต้นบทความเกือบเจอ

ตัวอย่างรายการข้อมูลที่ควรบันทึกในเอกสารส่งมอบ

สำหรับทีมที่ต้องการรายการตรวจสอบแบบเช็กลิสต์ก่อนเปิดใช้งานเว็บไซต์จริง อ่านเพิ่มเติมได้ที่ เช็กลิสต์ข้อมูลส่วนบุคคลบนเว็บไซต์สำหรับเอเจนซี

สถานการณ์ตัวอย่างจากงานเอเจนซีจริง

กรณีที่หนึ่ง — วิดเจ็ตแชทส่งข้อมูลออกนอกระบบ: เว็บไซต์คลินิกเสริมความงามที่ยกตัวอย่างไว้ตอนต้นบทความ หลังฟรีแลนซ์ไล่ตามขั้นตอนที่ 3 พบว่าวิดเจ็ตแชทเก็บอีเมลและเบอร์โทรของผู้ใช้ไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของผู้ให้บริการเอง เขาจึงเพิ่มรายการนี้ในเอกสารส่งมอบและแจ้งลูกค้าให้ทราบว่าข้อมูลจากช่องแชทไม่ได้อยู่ในฐานข้อมูลของเว็บไซต์ที่ลูกค้าเป็นเจ้าของโดยตรง ทำให้ลูกค้าตัดสินใจเลือกตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของวิดเจ็ตเพิ่มเติมเองได้ตั้งแต่วันแรกที่เปิดใช้งาน แทนที่จะมารู้ทีหลังตอนมีปัญหา

กรณีที่สอง — บัญชีฟรีแลนซ์เก่าที่ไม่เคยถูกปิด: ทีมเอเจนซีขนาดเล็กแห่งหนึ่งรับช่วงดูแลเว็บไซต์ต่อจากทีมเดิมที่เลิกทำโปรเจกต์ไปแล้วหนึ่งปี เมื่อไล่ตามขั้นตอนที่ 5 จึงพบว่าบัญชีของฟรีแลนซ์คนก่อนยังเข้าถึงฐานข้อมูลลูกค้าได้อยู่ ทั้งที่ไม่ได้ทำงานกับโปรเจกต์นี้มานานแล้ว ทีมใหม่จึงปิดบัญชีดังกล่าวทันทีและเริ่มทำรายการผู้มีสิทธิ์เข้าถึงระบบให้เป็นปัจจุบันตั้งแต่วันที่รับช่วงงานต่อ

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อทีมทำเว็บข้ามขั้นตอนสำรวจข้อมูล

• เช็กแค่ฟีเจอร์การทำงาน ไม่เปิดดูว่าปลั๊กอินแต่ละตัวเก็บข้อมูลอะไรจริง
• ไม่ตรวจคุกกี้และการเชื่อมต่อจริงผ่านเครื่องมือนักพัฒนา เชื่อแค่เอกสารของปลั๊กอิน
• ไม่ปิดบัญชีเข้าถึงระบบหลังบ้านของทีมงานที่พ้นจากโปรเจกต์แล้ว
• เก็บข้อมูลทดสอบที่เป็นข้อมูลจริงของผู้ใช้ค้างไว้ในระบบหลังขึ้นเว็บจริง
• ไม่ทำเอกสารสรุปรายการข้อมูลส่งมอบให้ลูกค้า ทำให้ทีมที่รับช่วงต่อไม่มีจุดเริ่มต้น

สรุป

การวางระบบสำรวจข้อมูลส่วนบุคคลบนเว็บไซต์ไม่ใช่ขั้นตอนที่เพิ่มความยุ่งยากให้เอเจนซีหรือฟรีแลนซ์ แต่เป็นสิ่งที่แยกทีมที่ตอบคำถามลูกค้าได้ทันทีออกจากทีมที่ต้องไล่โค้ดใหม่ทุกครั้งที่มีคำถามเหมือนเหตุการณ์ที่เกือบเกิดขึ้นกับคลินิกในตอนต้น ไล่รายการฟอร์ม คุกกี้ สคริปต์ภายนอก ไฟล์อัปโหลด และสิทธิ์เข้าถึงให้ครบ แล้วทำเอกสารส่งมอบไว้เป็นหลักฐานทุกโปรเจกต์ ดูภาพรวมหัวข้ออื่นในหมวดนี้เพิ่มเติมได้ที่ คลังความรู้ Privacy Fundamentals

แหล่งข้อมูลอ้างอิง

เนื้อหาในบทความนี้เป็นแนวปฏิบัติเชิงเทคนิคสำหรับทีมทำเว็บไซต์ อ้างอิงหลักการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลจากประกาศและแนวปฏิบัติของ สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPC) เพื่อใช้เป็นจุดตั้งต้นด้านการจัดการข้อมูล ไม่ใช่คำวินิจฉัยทางกฎหมายแทนหน่วยงานกำกับดูแล ทีมที่มีคำถามเฉพาะกรณีควรปรึกษาที่ปรึกษากฎหมายของโปรเจกต์นั้นโดยตรง