PDPA สำหรับ HR และ Recruitment คืออะไร? คู่มือสำหรับเอเจนซีและฟรีแลนซ์ทำเว็บไซต์

โปรเจกต์เว็บไซต์ใหม่เข้ามา หัวหน้าทีมเปิดกลุ่มไลน์ชวนฟรีแลนซ์สามสี่คนที่เคยร่วมงานกันมาคุยงาน แนบพอร์ตโฟลิโอเก่าและเรตค่าจ้างที่เคยตกลงกันไว้ในแชทเดียวกัน พองานจบก็ปล่อยกลุ่มค้างไว้เฉย ๆ นี่คือรูปแบบการจ้างงานที่ Agency และฟรีแลนซ์คุ้นเคยกันดี แต่ก็เป็นรูปแบบที่ทำให้ข้อมูลผู้สมัครและฟรีแลนซ์กระจัดกระจายมากกว่าออฟฟิศที่มีระบบ HR ทางการ

บทความนี้พาดูจุดเก็บข้อมูลที่เกิดขึ้นจริงในการจ้างงานแบบ Agency และฟรีแลนซ์ ตั้งแต่พอร์ตโฟลิโอและเรตค่าจ้าง การจ้างงานผ่านกลุ่มแชทแทนระบบทางการ การจัดการข้อมูลเมื่อจบโปรเจกต์ ไปจนถึงการแชร์ข้อมูลนักพัฒนาให้ลูกค้าของเอเจนซีพิจารณา

บทความนี้เขียนขึ้นเฉพาะสำหรับ Agency, Freelancer และทีมพัฒนาเว็บไซต์ ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายเฉพาะกรณี ควรปรึกษาที่ปรึกษากฎหมายของธุรกิจประกอบการตัดสินใจ

ทำไมการจ้างงานแบบ Agency/ฟรีแลนซ์มีจุดเก็บข้อมูลกระจัดกระจายกว่าออฟฟิศทั่วไป

ทำไมการจ้างงานแบบ Agency/ฟรีแลนซ์มีจุดเก็บข้อมูลกระจัดกระจายกว่าออฟฟิศทั่วไป มาจากลักษณะการทำงานที่ต่างจากบริษัททั่วไปตั้งแต่ต้น ออฟฟิศที่มีทีม HR มักมีระบบ ATS หรือฐานข้อมูลผู้สมัครกลางที่ทุกใบสมัครไหลผ่านจุดเดียว แต่เอเจนซีขนาดเล็กและฟรีแลนซ์เครือข่ายมักไม่มีระบบแบบนั้น

ในทางปฏิบัติ หัวหน้าทีมแต่ละคนมักมีเครือข่ายฟรีแลนซ์ของตัวเองที่ติดต่อผ่านไลน์ส่วนตัว เมื่อมีโปรเจกต์เข้ามาก็เปิดกลุ่มแชทใหม่ชวนคนที่เคยร่วมงาน แนบพอร์ตโฟลิโอและเรตค่าจ้างเก่าลงในแชทเดียวกัน ทำให้ข้อมูลของฟรีแลนซ์แต่ละคนกระจายอยู่ในโทรศัพท์ของหัวหน้าทีมหลายคน ไม่มีจุดกลางที่ตรวจสอบได้ว่าใครเก็บข้อมูลอะไรไว้บ้าง และเมื่อหัวหน้าทีมคนนั้นลาออกหรือเปลี่ยนงาน ข้อมูลติดต่อฟรีแลนซ์ทั้งเครือข่ายก็อาจหายไปพร้อมกับตัวเขาด้วย

ผลงาน (portfolio) และประวัติค่าจ้างของฟรีแลนซ์ ต้องเก็บอย่างไรให้ปลอดภัย

ผลงาน (portfolio) และประวัติค่าจ้างของฟรีแลนซ์ ต้องเก็บอย่างไรให้ปลอดภัย เป็นประเด็นที่มักถูกมองว่าไม่สำคัญเพราะดูเหมือนเป็นแค่ไฟล์งาน แต่ในความเป็นจริงข้อมูลชุดนี้เปิดเผยทั้งฝีมือการทำงาน อัตราค่าจ้างที่ฟรีแลนซ์แต่ละคนเคยรับ และบางครั้งรวมถึงข้อมูลติดต่อลูกค้าเก่าที่แนบมาในผลงานตัวอย่างด้วย

แนวทางที่ทำได้จริงคือรวมพอร์ตโฟลิโอและประวัติค่าจ้างของฟรีแลนซ์ทุกคนไว้ในที่เก็บเดียวที่มีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาท เช่น เฉพาะผู้ที่ทำหน้าที่จัดทีมโปรเจกต์เท่านั้นที่เห็นเรตค่าจ้างได้ ส่วนคนอื่นเห็นได้เฉพาะผลงานตัวอย่างที่จำเป็นต่อการพิจารณา ไม่ใช่ปล่อยให้ทุกคนในทีมเข้าถึงข้อมูลทั้งหมดเหมือนเป็นไฟล์กลางที่เปิดให้ทุกคนดูได้

การจ้างงานเฉพาะโปรเจกต์ผ่านช่องทางแชท/กลุ่ม ไม่ใช่ระบบ ATS แบบทางการ

การจ้างงานเฉพาะโปรเจกต์ผ่านช่องทางแชท/กลุ่ม ไม่ใช่ระบบ ATS แบบทางการ เป็นวิธีที่เอเจนซีขนาดเล็กและทีมพัฒนาเว็บไซต์ใช้กันเป็นปกติ เพราะรวดเร็วและไม่ต้องลงทุนระบบ แต่จุดที่ต้องระวังคือกลุ่มแชทหนึ่งกลุ่มมักถูกใช้คุยงานมากกว่าหนึ่งโปรเจกต์ โดยเฉพาะเมื่อทีมงานชุดเดิมรับงานหลายโปรเจกต์ต่อเนื่องกัน

เมื่อกลุ่มไลน์หรือ Discord กลุ่มเดียวถูกใช้คุยทั้งโปรเจกต์ของลูกค้า A และลูกค้า B พร้อมกัน ข้อมูลโปรเจกต์และบางครั้งข้อมูลติดต่อของลูกค้าแต่ละรายอาจปะปนกันในประวัติแชทเดียว หากมีฟรีแลนซ์ใหม่เข้าร่วมกลุ่มภายหลังก็จะเห็นประวัติแชทเก่าที่มีข้อมูลโปรเจกต์อื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับตนด้วย แนวทางที่ควรทำคือแยกกลุ่มแชทตามโปรเจกต์อย่างเคร่งครัด ปิดหรือเก็บถาวรกลุ่มเมื่อจบงาน และไม่เชิญฟรีแลนซ์ใหม่เข้ากลุ่มเก่าที่มีประวัติงานอื่นค้างอยู่

เมื่อฟรีแลนซ์ทำงานเสร็จโปรเจกต์แล้ว ข้อมูลควรถูกจัดการอย่างไร

เมื่อฟรีแลนซ์ทำงานเสร็จโปรเจกต์แล้ว ข้อมูลควรถูกจัดการอย่างไร เป็นคำถามที่เอเจนซีมักไม่ได้กำหนดคำตอบไว้ล่วงหน้า ทำให้กลุ่มแชทและไฟล์งานเก่าค้างอยู่เรื่อย ๆ โดยไม่มีใครทบทวน แนวทางปฏิบัติที่ดีคือกำหนดวันลบข้อมูลของฟรีแลนซ์ที่ไม่ได้ร่วมงานต่อเกินระยะเวลาหนึ่ง เช่น หนึ่งปี ออกจากกลุ่มแชทและชีตติดต่อกลาง

สำหรับฟรีแลนซ์ที่ยังติดต่อกันเป็นประจำ ควรเก็บเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการติดต่องานในอนาคต เช่น ช่องทางติดต่อและผลงานล่าสุด ไม่จำเป็นต้องเก็บประวัติแชทเก่าทั้งหมดของทุกโปรเจกต์ที่เคยร่วมงานกัน และควรเปิดช่องทางให้ฟรีแลนซ์ขอให้ลบข้อมูลของตนเองออกจากฐานข้อมูลกลางได้ง่ายเมื่อไม่ต้องการรับงานต่อแล้ว

การแชร์ข้อมูลนักพัฒนา/ผู้สมัครกับลูกค้าของ Agency (subcontracting)

การแชร์ข้อมูลนักพัฒนา/ผู้สมัครกับลูกค้าของ Agency (subcontracting) ต้องเปิดเผยอย่างไร เป็นสถานการณ์ที่เกิดขึ้นบ่อยเมื่อเอเจนซีรับงานจากลูกค้าแล้วมอบหมายบางส่วนต่อให้ฟรีแลนซ์ในเครือข่าย ลูกค้าบางรายต้องการเห็นพอร์ตโฟลิโอและประสบการณ์ของนักพัฒนาที่จะมาทำงานจริงก่อนอนุมัติโปรเจกต์

ในสถานการณ์นี้ เอเจนซีควรแจ้งฟรีแลนซ์ก่อนทุกครั้งว่าจะมีการส่งผลงานหรือข้อมูลติดต่อของเขาให้ลูกค้าพิจารณา ไม่ส่งข้อมูลติดต่อโดยตรงให้ลูกค้าโดยไม่ผ่านการยินยอมจากฟรีแลนซ์เจ้าของข้อมูล และควรทำข้อตกลงกับลูกค้าให้ชัดเจนว่าข้อมูลนักพัฒนาที่ได้รับใช้เฉพาะเพื่อพิจารณาโปรเจกต์นั้นเท่านั้น ไม่นำไปติดต่อฟรีแลนซ์โดยตรงเพื่อว่าจ้างงานอื่นนอกเหนือจากที่ตกลงผ่านเอเจนซี สำหรับภาพรวมแนวทาง PDPA ที่แยกตามกลุ่มธุรกิจ ดูหมวดรวมได้ที่ คลังความรู้ Business & Industry SEO และหากสนใจกลุ่มธุรกิจ SaaS สตาร์ทอัพ และบริษัทเทคโนโลยี ดูแนวทางเฉพาะได้ที่ PDPA สำหรับ HR และ Recruitment สำหรับธุรกิจ SaaS สตาร์ทอัพ และบริษัทเทคโนโลยี

ถ้าต้องการเริ่มต้นตรวจสอบเว็บไซต์ของคุณเบื้องต้นแบบไม่มีค่าใช้จ่าย สามารถลองใช้ เครื่องมือตรวจสอบเว็บไซต์ฟรีของ trusty เพื่อดูจุดที่ควรปรับปรุงก่อนได้

แพลตฟอร์มจ้างงานฟรีแลนซ์ต่างประเทศกับข้อมูลที่ส่งออกนอกประเทศ

เอเจนซีและทีมพัฒนาเว็บไซต์จำนวนมากใช้แพลตฟอร์มจ้างงานฟรีแลนซ์ต่างประเทศเพื่อหานักพัฒนาหรือดีไซเนอร์เสริมทีมในบางโปรเจกต์ ซึ่งหมายความว่าข้อมูลของฟรีแลนซ์ไทยที่สมัครผ่านแพลตฟอร์มเหล่านี้ รวมถึงข้อมูลของลูกค้าที่เอเจนซีกรอกเพื่อโพสต์งาน อาจถูกประมวลผลและจัดเก็บบนเซิร์ฟเวอร์ที่ตั้งอยู่นอกประเทศไทยโดยที่เอเจนซีไม่ได้ตระหนัก

ก่อนใช้แพลตฟอร์มลักษณะนี้เป็นประจำ เอเจนซีควรอ่านนโยบายความเป็นส่วนตัวของแพลตฟอร์มว่าจัดเก็บข้อมูลที่ใด และหลีกเลี่ยงการกรอกข้อมูลลูกค้าที่ละเอียดเกินความจำเป็นลงในระบบ เช่น ใส่เพียงขอบเขตงานทั่วไปแทนรายละเอียดสัญญาหรือข้อมูลติดต่อของลูกค้าโดยตรง เพื่อจำกัดปริมาณข้อมูลที่ต้องส่งออกนอกประเทศให้น้อยที่สุดเท่าที่จำเป็นต่อการหาผู้ร่วมงาน

สัญญาจ้างงานแบบดิจิทัลกับการเก็บหลักฐานข้อมูลของฟรีแลนซ์

เมื่อการจ้างงานเฉพาะโปรเจกต์เปลี่ยนจากการตกลงปากเปล่าในแชทมาเป็นสัญญาดิจิทัลที่เซ็นผ่านระบบ e-Signature มากขึ้น เอเจนซีจึงมีชุดข้อมูลใหม่ที่ต้องดูแล นั่นคือสำเนาบัตรประชาชน ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ และข้อมูลบัญชีธนาคารสำหรับโอนค่าจ้างที่แนบมากับสัญญาแต่ละฉบับ ซึ่งมีความอ่อนไหวสูงกว่าพอร์ตโฟลิโอหรือเรตค่าจ้างทั่วไป

แนวทางที่ควรทำคือเก็บเอกสารสัญญาและไฟล์แนบเหล่านี้แยกจากที่เก็บพอร์ตโฟลิโอทั่วไป โดยจำกัดสิทธิ์เข้าถึงเฉพาะผู้ที่ทำหน้าที่จ่ายค่าจ้างและทำสัญญาโดยตรง ไม่ปะปนกับไฟล์ที่ทีมจัดโปรเจกต์ใช้พิจารณาคัดเลือกฟรีแลนซ์ทั่วไป และกำหนดระยะเวลาเก็บสำเนาบัตรประชาชนและข้อมูลบัญชีให้สอดคล้องกับข้อกำหนดทางบัญชีที่เกี่ยวข้อง แทนที่จะเก็บไว้ถาวรในโฟลเดอร์เดียวกับไฟล์งานที่จบไปแล้วหลายปี

เช็กลิสต์ปฏิบัติ

• รวมพอร์ตโฟลิโอและประวัติค่าจ้างของฟรีแลนซ์ไว้ในที่เก็บเดียวที่มีสิทธิ์เข้าถึงจำกัด แทนการกระจายในแชทส่วนตัว
• แจ้งฟรีแลนซ์ก่อนทุกครั้งที่จะแชร์ผลงานหรือข้อมูลติดต่อของเขาให้ลูกค้าของเอเจนซีพิจารณา
• กำหนดวันลบข้อมูลของฟรีแลนซ์ที่ไม่ได้ร่วมงานต่อเกิน 1 ปีออกจากกลุ่มแชท/ชีตกลาง
• แยกกลุ่มไลน์/Discord ที่ใช้คุยเรื่องจ้างงานออกจากกลุ่มพูดคุยงานทั่วไปที่มีคนนอกทีมอยู่ด้วย
• ทำข้อตกลงกับลูกค้าของเอเจนซีให้ชัดว่าจะใช้ข้อมูลนักพัฒนา/ฟรีแลนซ์ที่ได้รับเฉพาะเพื่อพิจารณาโปรเจกต์นั้นเท่านั้น
• ให้ฟรีแลนซ์ที่จบโปรเจกต์แล้วสามารถขอให้ลบข้อมูลของตนเองออกจากฐานข้อมูลกลางได้ง่าย

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• เก็บพอร์ตโฟลิโอและเรตค่าจ้างของฟรีแลนซ์ไว้ในแชทส่วนตัวของหัวหน้าทีมคนเดียว ไม่มีการส่งต่อเมื่อเปลี่ยนคนดูแล
• ส่งพอร์ตโฟลิโอและเบอร์โทรฟรีแลนซ์ให้ลูกค้าพิจารณาโดยไม่แจ้งฟรีแลนซ์ล่วงหน้า
• แอดฟรีแลนซ์เข้ากลุ่มไลน์งานที่มีข้อมูลโปรเจกต์ของลูกค้ารายอื่นปะปนอยู่ด้วย
• ไม่ลบข้อมูลฟรีแลนซ์ที่หายไปนานหรือเลิกรับงานแล้วออกจากชีตติดต่อกลาง
• ใช้กลุ่ม Discord เดียวคุยงานกับฟรีแลนซ์หลายโปรเจกต์พร้อมกัน ทำให้ข้อมูลลูกค้าคนละรายปนกัน

สรุป

การจ้างงานแบบ Agency และฟรีแลนซ์มีจุดเก็บข้อมูลที่กระจัดกระจายกว่าออฟฟิศทั่วไปตามธรรมชาติของงาน เพราะพึ่งพากลุ่มแชทและเครือข่ายส่วนตัวแทนระบบ ATS ทางการ การดูแลข้อมูลจึงต้องเริ่มจากการรวมพอร์ตโฟลิโอและข้อมูลติดต่อไว้ในที่เดียวที่จำกัดสิทธิ์ได้ แยกกลุ่มแชทตามโปรเจกต์ กำหนดวันลบข้อมูลที่ไม่ได้ใช้แล้ว และแจ้งฟรีแลนซ์ก่อนแชร์ข้อมูลให้ลูกค้าเสมอ Agency, Freelancer และทีมพัฒนาเว็บไซต์ที่ทำเรื่องเหล่านี้เป็นนิสัยจะดูแลเครือข่ายฟรีแลนซ์ของตัวเองได้อย่างมั่นใจมากขึ้น

แหล่งข้อมูลอ้างอิง

• สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPC)