10 ข้อผิดพลาดเรื่อง PDPA บนหน้าสมัครงาน ที่ฝ่าย HR และ Recruitment ควรหลีกเลี่ยง

ทีม HR ของโรงงานผลิตชิ้นส่วนอิเล็กทรอนิกส์แห่งหนึ่งเปิดรับสมัครตำแหน่งวิศวกรฝ่ายผลิตในช่วงต้นปี ผู้สมัครกว่า 400 คนอัปโหลดเรซูเม่ พร้อมสำเนาบัตรประชาชนและใบรับรองการทำงานผ่านฟอร์มบนหน้า "ร่วมงานกับเรา" ภายในเวลาไม่ถึงหนึ่งเดือน วันหนึ่งพนักงานใหม่ในทีมถามหัวหน้าฝ่ายว่าเรซูเม่ของผู้สมัครที่ไม่ผ่านรอบสัมภาษณ์เมื่อสองปีก่อนยังอยู่ในระบบหรือไม่ ไม่มีใครตอบได้ชัดเจน เพราะไฟล์ทั้งหมดถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ที่แชร์ให้พนักงานเกือบทั้งฝ่ายเข้าถึงได้ตั้งแต่วันแรกที่ระบบเปิดใช้งาน โดยไม่มีใครกำหนดว่าเมื่อใดควรลบ

สถานการณ์แบบนี้เกิดขึ้นซ้ำในหลายองค์กรที่มีหน้าสมัครงานหรือระบบ Applicant Tracking System (ATS) เพราะกระบวนการรับสมัครเกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคลจำนวนมากในเวลาสั้น ๆ และมักถูกออกแบบโดยเน้นความสะดวกของผู้สมัครและทีมสรรหา มากกว่าการวางแผนเรื่องการเก็บ ใช้ และลบข้อมูลตั้งแต่ต้น บทความนี้รวบรวม 10 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดจากการตรวจสอบหน้าสมัครงานและระบบ ATS ขององค์กรหลากหลายขนาด

ทำไมหน้าสมัครงานและระบบ ATS มีความเสี่ยงสูงกว่าฟอร์มติดต่อทั่วไป

ฟอร์มสมัครงานแตกต่างจากฟอร์มติดต่อสอบถามทั่วไปตรงที่เก็บข้อมูลปริมาณมากในครั้งเดียว ทั้งเรซูเม่ ประวัติการทำงาน เงินเดือนที่คาดหวัง สำเนาเอกสารยืนยันตัวตน และบางครั้งรวมถึงข้อมูลที่ละเอียดอ่อน เช่น ศาสนา สถานภาพทางทหาร หรือประวัติสุขภาพที่แนบมาในเรซูเม่โดยผู้สมัครเอง นอกจากนี้ข้อมูลยังถูกส่งต่อระหว่างหลายฝ่าย ตั้งแต่ HR ผู้จัดการสายงาน ไปจนถึงผู้ให้บริการภายนอกอย่างบริษัทตรวจสอบประวัติ ทำให้จุดที่ข้อมูลอาจรั่วไหลหรือถูกใช้ผิดวัตถุประสงค์มีมากกว่าฟอร์มทั่วไปหลายเท่า

อีกปัจจัยหนึ่งคือวงจรของข้อมูลผู้สมัครไม่จบที่วันสัมภาษณ์ ผู้สมัครที่ไม่ผ่านการคัดเลือกยังมีข้อมูลค้างอยู่ในระบบ และหลายองค์กรไม่มีนโยบายชัดเจนว่าจะเก็บไว้นานเท่าใดหรือควรแจ้งผู้สมัครอย่างไรเมื่อจะนำข้อมูลไปใช้พิจารณาตำแหน่งอื่นในอนาคต

ความเสี่ยงยังซับซ้อนขึ้นอีกเมื่อองค์กรใช้ระบบ ATS ที่เชื่อมกับผู้ให้บริการภายนอกหลายราย เช่น แพลตฟอร์มประกาศงาน บริษัทตรวจสอบประวัติ และผู้ให้บริการทดสอบทักษะออนไลน์ แต่ละจุดเชื่อมต่อคือช่องทางที่ข้อมูลผู้สมัครอาจไหลออกไปนอกองค์กรโดยที่ทีม HR เองก็ไม่ได้ทบทวนอย่างสม่ำเสมอว่าผู้ให้บริการรายใดยังมีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลอยู่บ้าง

10 ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในหน้าสมัครงานและระบบจัดการผู้สมัคร

1. เก็บข้อมูลในใบสมัครเกินความจำเป็นต่อการพิจารณา

หลายฟอร์มสมัครงานยังคงบังคับให้กรอกข้อมูลที่ไม่จำเป็นต่อการตัดสินใจจ้างงาน เช่น ศาสนา หมู่เลือด สถานภาพสมรส หรือข้อมูลบิดามารดาโดยละเอียด ทั้งที่ตำแหน่งงานส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลเหล่านี้ในการพิจารณา การใส่ช่องกรอกที่ไม่เกี่ยวข้องเพิ่มความเสี่ยงโดยไม่มีประโยชน์ต่อกระบวนการสรรหา

2. ไม่แจ้งวัตถุประสงค์ก่อนขอให้อัปโหลดเรซูเม่และเอกสารแนบ

ฟอร์มอัปโหลดเรซูเม่จำนวนมากมีเพียงปุ่ม "แนบไฟล์" และปุ่ม "ส่งใบสมัคร" โดยไม่มีข้อความอธิบายว่าเอกสารจะถูกใช้เพื่อพิจารณาตำแหน่งใด เก็บไว้นานเท่าใด และใครมีสิทธิ์เข้าถึง ผู้สมัครจึงไม่มีทางรู้ว่าเรซูเม่ที่ส่งไปจะถูกนำไปใช้ต่อในลักษณะใดนอกเหนือจากตำแหน่งที่สมัคร

3. ส่งข้อมูลผู้สมัครให้บริษัทตรวจสอบประวัติโดยไม่แจ้งล่วงหน้า

ตำแหน่งที่ต้องมีการตรวจสอบประวัติ (Background Check) เช่น งานด้านการเงินหรือความปลอดภัย มักมีการส่งชื่อ เลขบัตรประชาชน และประวัติการทำงานของผู้สมัครให้บริษัทภายนอกตรวจสอบ แต่หลายองค์กรทำขั้นตอนนี้หลังผ่านรอบสัมภาษณ์แล้วโดยไม่เคยแจ้งผู้สมัครไว้ตั้งแต่ต้นว่าจะมีการส่งข้อมูลให้บุคคลที่สามประมวลผล บางกรณีบริษัทตรวจสอบประวัติยังขอข้อมูลเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่ผู้สมัครให้ไว้ในใบสมัคร เช่น ประวัติเครดิต โดยที่ทีม HR ไม่ได้ตรวจสอบขอบเขตของสัญญาว่าจ้างผู้ให้บริการรายนั้นก่อน

4. ให้สิทธิ์เข้าถึงระบบ ATS กว้างเกินความจำเป็นของแต่ละตำแหน่งงาน

ระบบ ATS หลายแห่งตั้งค่าให้ผู้จัดการสายงานทุกแผนกมองเห็นใบสมัครของทุกตำแหน่งได้ทั้งหมด แทนที่จะจำกัดให้เห็นเฉพาะตำแหน่งที่ตนเองรับผิดชอบ ผลคือข้อมูลของผู้สมัครตำแหน่งหนึ่งอาจถูกเปิดดูโดยผู้จัดการแผนกอื่นที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับการตัดสินใจจ้างงานนั้นเลย

5. เก็บเรซูเม่ผู้สมัครที่ไม่ผ่านการคัดเลือกไว้โดยไม่มีกำหนดเวลา

เมื่อปิดตำแหน่งงานแล้ว ข้อมูลของผู้สมัครที่ไม่ได้รับการคัดเลือกมักถูกปล่อยทิ้งไว้ในระบบเป็นปีโดยไม่มีใครทบทวน หลายองค์กรอ้างว่าจะเก็บไว้เผื่อมีตำแหน่งที่เหมาะสมในอนาคต แต่ไม่เคยกำหนดระยะเวลาที่ชัดเจนหรือแจ้งผู้สมัครว่าจะเก็บข้อมูลไว้ในลักษณะนี้ บางองค์กรพบว่าเรซูเม่เก่าที่สุดในระบบมีอายุมากกว่าห้าปี โดยไม่มีใครเคยตรวจสอบว่ายังจำเป็นต้องเก็บไว้หรือไม่

6. ใช้ข้อมูลผู้แนะนำ (Referral) โดยไม่แจ้งเจ้าของข้อมูล

โปรแกรมแนะนำพนักงาน (Employee Referral) มักให้พนักงานกรอกชื่อและเบอร์ติดต่อของผู้ที่ตนแนะนำโดยตรง โดยที่บุคคลผู้ถูกแนะนำไม่เคยรับทราบว่าข้อมูลติดต่อของตนถูกส่งเข้าระบบสรรหาแล้ว ทีม HR จึงติดต่อไปโดยที่อีกฝ่ายไม่รู้ที่มาของข้อมูล

7. ไม่มีช่องทางให้ผู้สมัครขอเข้าถึงหรือขอให้ลบข้อมูล

หน้าสมัครงานส่วนใหญ่ไม่มีอีเมลหรือช่องทางที่ชัดเจนให้ผู้สมัครติดต่อขอดูข้อมูลของตนเองในระบบ หรือขอให้ลบเรซูเม่หลังจากตัดสินใจไม่สมัครต่อ ผู้สมัครที่ต้องการใช้สิทธิ์เหล่านี้จึงไม่รู้ว่าต้องติดต่อใคร

8. ฟอร์มสมัครงานไม่มีลิงก์ Privacy Policy หรือช่องยืนยันการรับทราบ

หลายฟอร์มสมัครงานให้กดปุ่ม "ส่งใบสมัคร" ได้ทันทีโดยไม่มีลิงก์ไปยัง Privacy Policy หรือช่องให้ยืนยันว่าได้อ่านและเข้าใจเงื่อนไขการเก็บข้อมูลแล้ว ทำให้ผู้สมัครไม่มีโอกาสรับรู้เงื่อนไขก่อนตัดสินใจส่งข้อมูล

9. ปล่อยให้เอกสารอ่อนไหวปะปนกับใบสมัครทั่วไปโดยไม่แยกชั้นการเข้าถึง

เรซูเม่บางฉบับมีข้อมูลศาสนา ประวัติสุขภาพ หรือประวัติอาชญากรรมแนบมาโดยผู้สมัครเอง แต่ระบบกลับจัดเก็บปะปนกับใบสมัครทั่วไปในโฟลเดอร์เดียวกันที่พนักงาน HR ทุกคนเข้าถึงได้ โดยไม่มีการแยกชั้นการเข้าถึงสำหรับเอกสารที่มีความอ่อนไหวสูงกว่า ตำแหน่งงานบางประเภท เช่น พนักงานขับรถหรือแม่บ้าน อาจต้องขอใบรับรองแพทย์หรือประวัติอาชญากรรมประกอบการพิจารณา ซึ่งควรถูกจัดเก็บแยกต่างหากและจำกัดผู้เข้าถึงให้แคบกว่าใบสมัครทั่วไป

10. ไม่มีเจ้าของระบบเมื่อพนักงาน HR ที่ดูแลเดิมลาออก

ระบบสมัครงานหรือ ATS มักถูกตั้งค่าโดยพนักงาน HR คนหนึ่งตั้งแต่แรกเริ่ม เมื่อบุคคลนั้นลาออกหรือย้ายตำแหน่ง ไม่มีใครรับช่วงดูแลต่อว่าควรทบทวนสิทธิ์การเข้าถึง อัปเดต Privacy Policy หรือกำหนดระยะเวลาลบข้อมูลอย่างไร ระบบจึงถูกปล่อยไว้ตามค่าตั้งต้นเดิมโดยไม่มีการทบทวนต่อเนื่อง

เช็กลิสต์ปฏิบัติ

• ทบทวนช่องกรอกในฟอร์มสมัครงานว่าจำเป็นต่อการพิจารณาจริงหรือไม่
• เพิ่มข้อความแจ้งวัตถุประสงค์และลิงก์ Privacy Policy ก่อนปุ่มส่งใบสมัคร
• แจ้งผู้สมัครล่วงหน้าหากตำแหน่งนั้นต้องมีการตรวจสอบประวัติจากบุคคลที่สาม
• จำกัดสิทธิ์เข้าถึงระบบ ATS ตามตำแหน่งงานที่แต่ละผู้จัดการรับผิดชอบ
• กำหนดระยะเวลาเก็บรักษาเรซูเม่ของผู้สมัครที่ไม่ผ่านการคัดเลือก และตั้งรอบทบทวน
• เปิดช่องทางให้ผู้สมัครติดต่อขอเข้าถึงหรือขอให้ลบข้อมูลของตนเอง
• มอบหมายเจ้าของระบบสมัครงานให้ชัดเจน พร้อมแผนส่งต่องานเมื่อมีการเปลี่ยนตัวพนักงาน

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย

• เก็บข้อมูลในใบสมัครเกินความจำเป็น เช่น ศาสนา สถานภาพสมรสที่ไม่เกี่ยวกับตำแหน่งงาน
• ส่งข้อมูลผู้สมัครให้บริษัทตรวจสอบประวัติโดยไม่เคยแจ้งไว้ล่วงหน้า
• ปล่อยให้เรซูเม่ผู้สมัครที่ไม่ผ่านการคัดเลือกค้างอยู่ในระบบโดยไม่มีกำหนดเวลา
• ให้สิทธิ์เข้าถึงระบบ ATS กว้างเกินความจำเป็นของแต่ละตำแหน่ง
• ไม่มีเจ้าของระบบสมัครงานที่ชัดเจนเมื่อพนักงานที่ดูแลเดิมลาออก

สรุป

ข้อผิดพลาดด้าน PDPA บนหน้าสมัครงานส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดจากความตั้งใจ แต่เกิดจากการออกแบบระบบที่เน้นความเร็วในการรับสมัครโดยไม่ได้วางแผนเรื่องขอบเขตการเก็บ การเข้าถึง และการลบข้อมูลตั้งแต่ต้น ทีม HR และผู้ดูแลเว็บไซต์สมัครงานควรเริ่มจากการทบทวนฟอร์มและสิทธิ์การเข้าถึงระบบ ATS ก่อน เพราะเป็นจุดที่แก้ไขได้เร็วและลดความเสี่ยงได้มากที่สุดในระยะแรก ธุรกิจที่ต้องการตรวจสอบความพร้อมเบื้องต้นของหน้าเว็บไซต์สามารถเริ่มจากเครื่องมือตรวจสอบฟรีอย่าง Website Trust Scan เพื่อดูภาพรวมก่อนวางแผนแก้ไขเป็นลำดับ

สำหรับแนวทางแก้ไขแบบเป็นขั้นตอน อ่านต่อได้ที่ Best Practices ด้าน PDPA สำหรับหน้าสมัครงาน และตัวอย่างเอกสารที่ใช้เริ่มต้นได้จริงใน ตัวอย่างและ Template สำหรับ HR

แหล่งข้อมูลอ้างอิง

• สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPC)