ตัวอย่างและ Template PDPA สำหรับหน้าสมัครงานที่ทีม HR นำไปปรับใช้ได้ทันที

ทีม HR ของบริษัทสตาร์ทอัพด้านเทคโนโลยีแห่งหนึ่งได้รับคำขอจากผู้สมัครรายหนึ่งให้ลบเรซูเม่ที่เคยส่งไว้เมื่อหกเดือนก่อน แต่ไม่มีใครในทีมเคยเขียนอีเมลตอบคำขอลักษณะนี้มาก่อน จึงต้องเสียเวลาร่างข้อความใหม่ทั้งหมดในวันนั้นเอง ปัญหานี้พบได้บ่อยในองค์กรที่ยังไม่มี Template มาตรฐานสำหรับสถานการณ์ที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลผู้สมัครงาน

บทความนี้รวบรวมตัวอย่างข้อความและ Template ที่ใช้ได้จริงบนหน้าสมัครงานและในกระบวนการสรรหา แต่ละตัวอย่างเป็นจุดเริ่มต้นเท่านั้น ทีม HR ควรปรับถ้อยคำและรายละเอียดให้ตรงกับข้อมูลที่องค์กรเก็บจริง ไม่ใช่คัดลอกไปใช้ทั้งหมดโดยไม่ตรวจสอบ

ตัวอย่างข้อความแจ้งวัตถุประสงค์ก่อนอัปโหลดเรซูเม่

ข้อความนี้ควรวางไว้เหนือปุ่มอัปโหลดไฟล์หรือปุ่มส่งใบสมัคร ให้ผู้สมัครเห็นก่อนกดส่งข้อมูลจริง

"ข้อมูลและเอกสารที่ท่านให้ไว้ในใบสมัครนี้จะถูกใช้เพื่อพิจารณาคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งที่ท่านสมัคร และอาจใช้พิจารณาตำแหน่งงานอื่นที่เหมาะสมภายในบริษัทตามระยะเวลาที่ระบุไว้ใน [ลิงก์นโยบายความเป็นส่วนตัวสำหรับผู้สมัครงาน] หากท่านต้องการสอบถามหรือขอใช้สิทธิ์เกี่ยวกับข้อมูลของท่าน ติดต่อได้ที่ [อีเมลของฝ่าย HR]"

จุดที่ต้องปรับให้ตรงกับองค์กรจริงคือลิงก์นโยบายความเป็นส่วนตัวและอีเมลติดต่อ รวมถึงประโยคเรื่องการพิจารณาตำแหน่งอื่นในอนาคต หากองค์กรไม่มีนโยบายเก็บข้อมูลไว้ใช้ต่อ ควรตัดประโยคนี้ออกแทนที่จะใส่ไว้เพื่อความสวยงาม

ตัวอย่างข้อความแจ้งการตรวจสอบประวัติ (Background Check)

สำหรับตำแหน่งที่ต้องมีการตรวจสอบประวัติจากบริษัทภายนอก ควรระบุข้อความลักษณะนี้ไว้ในประกาศรับสมัครหรือขั้นตอนก่อนสัมภาษณ์รอบสุดท้าย

"ตำแหน่งนี้กำหนดให้ผู้ผ่านการคัดเลือกเบื้องต้นต้องเข้าสู่ขั้นตอนตรวจสอบประวัติการทำงานและ/หรือประวัติอื่นที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน โดยบริษัทจะส่งข้อมูลที่จำเป็นให้ผู้ให้บริการภายนอกที่บริษัทว่าจ้างเป็นผู้ดำเนินการ ท่านสามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ก่อนตัดสินใจเข้าสู่ขั้นตอนนี้"

ตัวอย่างแบบฟอร์มยินยอมสำหรับเอกสารที่มีความอ่อนไหว

ตำแหน่งงานบางประเภทต้องขอเอกสารที่มีความอ่อนไหว เช่น ใบรับรองแพทย์หรือประวัติอาชญากรรม ควรมีแบบฟอร์มแยกต่างหากจากใบสมัครทั่วไป

หัวข้อในฟอร์ม	ตัวอย่างเนื้อหา
วัตถุประสงค์	ใช้ประกอบการพิจารณาคุณสมบัติเฉพาะตำแหน่งที่กฎหมายหรือลักษณะงานกำหนด
ประเภทเอกสาร	ใบรับรองแพทย์ / เอกสารประวัติที่เกี่ยวข้องกับลักษณะงาน
ผู้เข้าถึงข้อมูล	ระบุตำแหน่งงานหรือทีมที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารนี้โดยเฉพาะ
ระยะเวลาเก็บรักษา	ระบุระยะเวลาที่ชัดเจน แยกจากเรซูเม่ทั่วไป
ช่องยืนยัน	ช่องให้ผู้สมัครยืนยันว่าให้ข้อมูลนี้โดยสมัครใจและเข้าใจวัตถุประสงค์

Template อีเมลตอบคำขอเข้าถึงหรือขอให้ลบข้อมูล

เมื่อผู้สมัครติดต่อขอเข้าถึงหรือขอให้ลบข้อมูลของตนเอง ทีม HR ควรมีโครงร่างอีเมลตอบกลับที่ปรับรายละเอียดได้เร็ว

"เรียนคุณ [ชื่อผู้สมัคร] บริษัทได้รับคำขอของท่านเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลที่ท่านให้ไว้ในการสมัครงานตำแหน่ง [ชื่อตำแหน่ง] เมื่อวันที่ [วันที่สมัคร] ทีมงานอยู่ระหว่างตรวจสอบคำขอของท่านและจะดำเนินการแจ้งผลภายใน [ระยะเวลาที่องค์กรกำหนดไว้ภายใน] หากมีข้อสงสัยเพิ่มเติมสามารถติดต่อกลับได้ที่อีเมลนี้"

ระยะเวลาที่ระบุในวงเล็บต้องเป็นระยะเวลาที่องค์กรกำหนดไว้เองตามความสามารถในการดำเนินการจริง ไม่ควรใส่ตัวเลขที่หยิบยกมาโดยไม่ได้ตรวจสอบกับกระบวนการภายใน

ตัวอย่างโครงสร้างนโยบายความเป็นส่วนตัวสำหรับผู้สมัครงาน

Privacy Policy ฉบับสำหรับผู้สมัครงานควรแยกจาก Privacy Policy ทั่วไปของเว็บไซต์ เพราะมีรายละเอียดเฉพาะที่ผู้ใช้งานเว็บไซต์ทั่วไปไม่จำเป็นต้องอ่าน โครงสร้างที่ใช้ได้จริงประกอบด้วยหัวข้อต่อไปนี้

1. ข้อมูลที่เก็บระหว่างกระบวนการสมัครงาน เช่น เรซูเม่ ประวัติการทำงาน ผลการทดสอบ
2. วัตถุประสงค์ของการเก็บและใช้ข้อมูล แยกตามขั้นตอนของกระบวนการสรรหา
3. ผู้ที่อาจเข้าถึงหรือได้รับข้อมูล เช่น ผู้จัดการสายงาน บริษัทตรวจสอบประวัติ
4. ระยะเวลาเก็บรักษาข้อมูลแยกตามสถานะผู้สมัคร
5. สิทธิ์ของผู้สมัครและช่องทางติดต่อเพื่อใช้สิทธิ์
6. วันที่มีผลบังคับใช้และเวอร์ชันของนโยบาย

ตัวอย่างข้อความสำหรับโปรแกรม Employee Referral

ข้อความที่ทีม HR ใช้เมื่อติดต่อผู้ถูกแนะนำครั้งแรก ควรอธิบายที่มาของข้อมูลอย่างชัดเจน

"สวัสดีค่ะ/ครับ ดิฉัน/ผม [ชื่อ HR] จากฝ่ายบุคคลของ [ชื่อบริษัท] ได้รับข้อมูลติดต่อของคุณจาก [ชื่อพนักงานผู้แนะนำ] ซึ่งแนะนำว่าคุณอาจสนใจตำแหน่ง [ชื่อตำแหน่ง] ที่บริษัทกำลังเปิดรับ หากคุณสนใจหรือมีข้อสงสัยเกี่ยวกับตำแหน่งนี้ ยินดีให้ข้อมูลเพิ่มเติมค่ะ/ครับ"

ตัวอย่างข้อความในหน้ายืนยันหลังส่งใบสมัครสำเร็จ

หน้ายืนยันหลังกดส่งใบสมัคร (Thank You Page) เป็นอีกจุดที่มักถูกมองข้าม ทั้งที่เป็นโอกาสสุดท้ายที่จะบอกผู้สมัครว่าข้อมูลของตนไปอยู่ที่ไหนต่อ

"ขอบคุณที่ท่านสนใจร่วมงานกับเรา ทีมงานได้รับใบสมัครของท่านสำหรับตำแหน่ง [ชื่อตำแหน่ง] เรียบร้อยแล้ว หากคุณสมบัติของท่านตรงตามที่กำหนด ทีมงานจะติดต่อกลับภายใน [ระยะเวลาโดยประมาณ] ท่านสามารถอ่านรายละเอียดเกี่ยวกับการเก็บและใช้ข้อมูลได้ที่ [ลิงก์นโยบายความเป็นส่วนตัวสำหรับผู้สมัครงาน]"

ข้อความนี้ไม่ควรให้ความหวังเกินจริงเรื่องระยะเวลาติดต่อกลับ ควรใช้ถ้อยคำที่ยืดหยุ่น เช่น "ภายในระยะเวลาที่เหมาะสม" หากทีม HR ไม่สามารถระบุกรอบเวลาที่แน่นอนได้ในทุกตำแหน่งงาน

ตัวอย่างคำถามที่พบบ่อยสำหรับผู้สมัครงาน (FAQ)

หน้าสมัครงานหลายแห่งเพิ่มส่วนคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคลไว้ใกล้กับฟอร์ม เพื่อลดจำนวนอีเมลสอบถามที่ซ้ำกัน ตัวอย่างคำถามที่ควรมี ได้แก่ เรซูเม่ของฉันจะถูกเก็บไว้นานแค่ไหน ใครจะเห็นข้อมูลของฉันบ้าง และถ้าไม่ผ่านการคัดเลือกต้องทำอย่างไรหากต้องการให้ลบข้อมูล คำตอบแต่ละข้อควรสั้น กระชับ และลิงก์ไปยัง Privacy Policy ฉบับเต็มสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม แทนที่จะอธิบายซ้ำทั้งหมดในหน้า FAQ

ตัวอย่างข้อความเมื่อประกาศตำแหน่งงานผ่านแพลตฟอร์มภายนอก

เมื่อ HR โพสต์ประกาศรับสมัครผ่านแพลตฟอร์มหางานภายนอก เช่น เว็บไซต์หางานทั่วไปหรือ LinkedIn ใบสมัครที่ส่งเข้ามาอาจไม่ได้ผ่านหน้าฟอร์มของบริษัทโดยตรง แต่ถูกส่งต่อจากแพลตฟอร์มนั้นเข้าสู่อีเมลหรือระบบ ATS ของบริษัทอีกทอดหนึ่ง ในกรณีนี้ควรระบุไว้ในตัวประกาศงานสั้น ๆ ว่าข้อมูลที่ส่งผ่านแพลตฟอร์มจะถูกโอนเข้าสู่ระบบของบริษัทเพื่อพิจารณา

"การสมัครผ่านช่องทางนี้ ข้อมูลของท่านจะถูกส่งต่อเข้าสู่ระบบพิจารณาผู้สมัครของ [ชื่อบริษัท] โดยตรง โปรดอ่านนโยบายความเป็นส่วนตัวสำหรับผู้สมัครงานของบริษัทที่ [ลิงก์] ก่อนส่งใบสมัคร"

ทีม HR ควรตรวจสอบกับผู้ให้บริการแพลตฟอร์มหางานว่าข้อมูลผู้สมัครถูกส่งต่อในรูปแบบใด เก็บสำเนาไว้ที่แพลตฟอร์มนานเท่าใด และบริษัทมีสิทธิ์ขอให้แพลตฟอร์มลบสำเนาที่เก็บไว้ได้หรือไม่ เพราะข้อมูลอาจถูกเก็บซ้ำอยู่ทั้งในระบบของบริษัทและระบบของแพลตฟอร์มพร้อมกัน

สิ่งที่ต้องปรับก่อนนำ Template ไปใช้จริง

ทุกตัวอย่างในบทความนี้เป็นโครงร่างเริ่มต้น ไม่ใช่เอกสารสำเร็จรูปที่ใช้ได้ทันทีโดยไม่ตรวจสอบ ทีม HR ควรตรวจสอบกับข้อมูลที่องค์กรเก็บจริง ระยะเวลาดำเนินการภายในที่ทำได้จริง และให้ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายตรวจสอบก่อนเผยแพร่ใช้งานจริง โดยเฉพาะองค์กรที่มีข้อมูลผู้สมัครจำนวนมากหรือมีตำแหน่งงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลอ่อนไหว

อีกจุดที่ควรตรวจสอบคือความสอดคล้องระหว่างภาษาไทยและภาษาอังกฤษ หากองค์กรรับสมัครพนักงานต่างชาติและมีฟอร์มสองภาษา ข้อความแจ้งวัตถุประสงค์และ Privacy Policy ทั้งสองภาษาต้องสื่อความหมายตรงกัน ไม่ใช่แปลแบบคำต่อคำจนความหมายคลาดเคลื่อน เพราะผู้สมัครแต่ละคนอาจอ่านเพียงภาษาใดภาษาหนึ่งเท่านั้น

เช็กลิสต์ปฏิบัติ

• ปรับข้อความแจ้งวัตถุประสงค์ก่อนอัปโหลดเรซูเม่ให้ตรงกับข้อมูลที่เก็บจริง
• เพิ่มข้อความแจ้งการตรวจสอบประวัติในประกาศรับสมัครสำหรับตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง
• ทำแบบฟอร์มยินยอมแยกต่างหากสำหรับเอกสารที่มีความอ่อนไหว
• เตรียม Template อีเมลตอบคำขอเข้าถึงหรือลบข้อมูลไว้ล่วงหน้า
• แยก Privacy Policy สำหรับผู้สมัครงานออกจากนโยบายทั่วไปของเว็บไซต์
• ให้ผู้เชี่ยวชาญด้านกฎหมายตรวจสอบ Template ทุกฉบับก่อนเผยแพร่ใช้งานจริง

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยเมื่อใช้ Template

• คัดลอก Template จากเว็บไซต์อื่นมาใช้ทั้งหมดโดยไม่ปรับรายละเอียดให้ตรงกับองค์กร
• ใส่ระยะเวลาดำเนินการที่ไม่ตรงกับความสามารถจริงของทีม HR
• ไม่มีใครตรวจสอบ Template ซ้ำเมื่อกระบวนการสรรหาเปลี่ยนแปลงไป

สรุป

Template และตัวอย่างข้อความช่วยให้ทีม HR เริ่มต้นได้เร็วขึ้น แต่ไม่ใช่เอกสารที่ใช้แทนกันได้ทุกองค์กร สิ่งที่ต้องทำเสมอคือปรับรายละเอียดให้ตรงกับข้อมูลที่เก็บจริงและให้ผู้เชี่ยวชาญตรวจสอบก่อนเผยแพร่ หากยังไม่แน่ใจว่าองค์กรมีข้อผิดพลาดจุดใดที่ควรแก้ก่อน อ่านเพิ่มเติมได้ที่ 10 ข้อผิดพลาดเรื่อง PDPA บนหน้าสมัครงาน หรือดูแนวทางปฏิบัติแบบเป็นระบบได้ที่ แนวทางปฏิบัติด้าน PDPA สำหรับหน้าสมัครงาน ก่อนนำ Template ไปใช้จริง ทีมสามารถตรวจสอบความพร้อมเบื้องต้นของหน้าสมัครงานเพิ่มเติมได้ที่ เครื่องมือตรวจสอบ PDPA เบื้องต้น

แหล่งข้อมูลอ้างอิง

• สำนักงานคณะกรรมการคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPC)